"giriş_frm" adlı formda; diğer formların açık olup olmadığı kod ile kontrol edilerek Dlookup , alt form, listbox vs. ile yapılabilir.

Ancak bundan önce sizin çözmeniz gereken şeyler görüyorum.
* Öncelikle tahsildar isimlerini sorgulara yazmak doğru değil, yarın bir tahsildar gidip, başkası geldiğinde ne yapacaksınız?
* Ayrıca Yıl ismini de tabloların adına yazmışsınız (2011_tahsilat_tbl vs..), Yeni yılda ne yapacaksınız?
* Tabloda Makbuz Tarihi alanını Text (Metin) olarak belirtmişsiniz, bu kesinlikle doğru değil, Tarih olarak ayarlamalısınız.

Bunlara ilaveten aşağıdaki konudaki uyarılara da dikkat etmelisiniz.
<a href="https://accesstr.net/konu-yapilmamasi-gereken-olumcul-hatalar.html">Yapılmaması gereken ölümcül hatalar</a>