Diğer evrak kayıt programlarında, gelen evrak ilgili kayıta girildikten sonra, sonra gelen veya gidecek olan evrak bir sonraki kayıta yazılıyor ve böylece bu döngü devam eder. Aslında evrakların bir kısmı doğrudan 3 önceki veya 5 önceki veya 25 sonrasındaki vb. evrakla ilişkilidir. Evrak kayıt programı üzerinde bu ilişkinin takip edilebilmesi için öncesi veya sonrası denen bir alan koyarak, ilgili kayıtla öncesi veya sonrası takip edilir, bu yöntemde çok sıkıntılar oluyor, yanlışlıkla atlanabiliniyor. (Çevremi kontrol ettiğimde kullanılan programda bu)
Yeni denediğimiz yöntemde mekanizma şöyle işliyor. Bağımsız kayıtların tamamı üste işleniyor, yalnız o bağımsız kayıtlarla ilişkili evraklar varsa onlarda ilişki varmı seçeneğinden "evet" tıklanarak altforma işleniyor. Böylece bağımsız evraklarla ilgili ne zaman yazışma yaptığımız, nerelere yaptığımız, yazışma yaptığımız evrağın o anki durumu, aynı anda gözükebilecek. Yani bu evrağın en büyük katkısı bağımsız evraklarla ilişkili evrağı aynı kayıtta görmek. Diğer bir özelliğide her yıl evrak kayıt farklı bir data kullandırmıyacak. Her yıla geçildiğinde evrak sıra numarası "1" den başlıyor.
Yani dolayısıyla yukarıdaki alanlarla, aşağıdaki alanların aynısı olması gerekiyor. Umarım konuyu anlatabilmişimdir. (Böyle bir sorunum varda...
) Tekrardan ilgilenip yardımcı olan herkese teşekkürler.Umarım arkadaşlara faydalı olur.
