Hocam, unutmadan birşeyi belirtmek istiyorum. gelen ve giden mesaj tablolarında TSG sütunlarında farklı biçimde tarih yazılıyor. tüm arşivi listelerken evrak tarihine göre de sıralayacağız demiştim ya, visual basic bilen arkadaş TSG sütunundaki formatı standart tarih formatına çevirecek bir fonksiyon yazmıştı. Örnek dosyanın içindeki sorguda belki de görmüşsünüzdür. Bu fonksiyonu da göz önünde bulundurmak çok önemli. Şimdi olayı adım adım anlatayım. Diyelim ki biz satın alma kısmıyız. Yönetimden bize bir yazı (mesaj ya da evrak) geliyor. Yazıda tüm kısımlardan yıllık kırtasiye ihtiyaçlarını öğrenmemizi, elde edilen ihtiyaç toplamlarına göre fiyat araştırması yapmamızı ve en uygun fiyattaki alımın yapılıp neticeyi yönetime bildirmemizi istiyorlar. Şimdi bu yazı bir süreci başlattığı için bu yazışma İLGİLİ EVRAK oluyor. Bu yazıyı gözönü dosyamızda tutarak şirketin bütün kısımlarına birer yazı ile yıllık kırtasiye ihtiyaçlarını soruyoruz. Diyelim ki 10 kısımdan oluşan bir şirketiz. Diğer kısımlara birer yazı göndererek ihtiyaçlarını bildirmelerini istiyoruz. Bu evrak ta İLGİLİ EVRAK oluyor ve ilk gelen yazının altına dosya nüshasını iliştiriyoruz. Kısımlardan cevap yazıları geliyor. Bu yazılar da İLGİLİ EVRAK ve bu cevap yazılarını da önceki evrakların altına iliştiriyoruz. Bildirilen ihtiyaçlara göre piyasadan araştırmamızı yaparak uygun alımı gerçekleştiriyoruz. Satın alım sonuçlarını ayrıntılı bir şekilde açıklayan rapor hazırlayıp bunu bir yazı ekinde yönetime gönderiyoruz. Bu son yazdığımız evrak işi sona erdiren evrak yani İLK EVRAK oluyor ve aynı konu ile ilgili elimizde biriken evrakların hepsini bu en son yazımızın altına ekliyoruz. Bunu manuel olarak arşiv envanterimize (Örnek dosyada rapor) kayıt ederken satın alım sonucunu bildirdiğimiz en son yazıyı İLK EVRAK sütununa 1. satır olarak kayıt ediyoruz. Yönetimden gelen ilk evrakı İLGİLİ EVRAK sütununa 1. satır olarak kayıt ediyoruz. Kısımlardan ihtiyaçlarını bildirmelerini istediğimiz yazıları da 2., 3. ve devam ederek İLGİLİ EVRAK sütununa kayıt ediyoruz. Burada kayıt yaptığımız İLK EVRAK ilk evrak oluşundan dolayı en başta kayıt ediliyor. Diğer İLGİLİ EVRAK olanların hepsi de eskiden yeniye doğru tarih sırasına göre kayıt edilyor. Örnek arşiv envanter kaydı ekte. (Önemli Not: Evrak yazışmalarında bir giden bir de biz de kalan dosya nüshası hazırlanıyor. Aynı evraktan birden çok kısıma gönderilirken gideceği yer sayısı kadar çoğaltılıyor.)