Oktay Hocam, elinize sağlık. Evrak kayıtları yıl içinde çoğaldıkça sadece numaradan ilk evrakı hatırlamak zorlaşacak diye düşünüyorum. Hatta bağlama yapılacak ilk evrakın numarası, konusu ve gönderen makamını aynı anda görebilirsek daha iyi olur. Bir de bir proje ya da işi başlatan yazışmayı bugün kayıt ettiğimizde bunu ilgili evrak olarak göstermeliyiz ki devam eden yazışmaları da aynı şekilde ilgili evrak olarak gösterelim ve işe son noktayı koyan ve örneğin altı ay sonra yapılan yazışmayı da ilk evrak olarak ilgili evraklarına bağlayabilmemiz gerekli. Kolay gelsin,

Bu ikinci açıklamayı anlamakta biraz zorlandım
1.) Bağlama işleminde ilk evrakı hatırlatacak daha fazla bilgi gelmesi konusunda haklısınız o kolay ama çoğaldıkça başka bir filtre daha gerekecektir. Mesela İlk ve ekleri ayni dosyaya mı konuyor ? Combonun içine gelen bilgileri dosyaNo=dosyaNo gibi de süzdürebilirmiyiz.
2. ) yazının 2. bölümünü anlamadım. İşi başlatatn ilk yazışmayı neden " ilgili" olarak kayıt ediyoruz ( ben burada ilk ve ilgili kavramlarını karıştırdım )
3.) birikmiş ilgili evrakların toplu olarak daha sonra bir "ilk" e bağlanmaları elbette mümkün ama burada da "ilk" olmadan "ilgili" ler nasıl birikir onu anlamadım

Kolay gelssin
(ben bugün örneği biraz toparlayacağım)

Yeni örnek

Emek ve katkılarınız için teşekkürler..

Hocam, unutmadan birşeyi belirtmek istiyorum. gelen ve giden mesaj tablolarında TSG sütunlarında farklı biçimde tarih yazılıyor. tüm arşivi listelerken evrak tarihine göre de sıralayacağız demiştim ya, visual basic bilen arkadaş TSG sütunundaki formatı standart tarih formatına çevirecek bir fonksiyon yazmıştı. Örnek dosyanın içindeki sorguda belki de görmüşsünüzdür. Bu fonksiyonu da göz önünde bulundurmak çok önemli. Şimdi olayı adım adım anlatayım. Diyelim ki biz satın alma kısmıyız. Yönetimden bize bir yazı (mesaj ya da evrak) geliyor. Yazıda tüm kısımlardan yıllık kırtasiye ihtiyaçlarını öğrenmemizi, elde edilen ihtiyaç toplamlarına göre fiyat araştırması yapmamızı ve en uygun fiyattaki alımın yapılıp neticeyi yönetime bildirmemizi istiyorlar. Şimdi bu yazı bir süreci başlattığı için bu yazışma İLGİLİ EVRAK oluyor. Bu yazıyı gözönü dosyamızda tutarak şirketin bütün kısımlarına birer yazı ile yıllık kırtasiye ihtiyaçlarını soruyoruz. Diyelim ki 10 kısımdan oluşan bir şirketiz. Diğer kısımlara birer yazı göndererek ihtiyaçlarını bildirmelerini istiyoruz. Bu evrak ta İLGİLİ EVRAK oluyor ve ilk gelen yazının altına dosya nüshasını iliştiriyoruz. Kısımlardan cevap yazıları geliyor. Bu yazılar da İLGİLİ EVRAK ve bu cevap yazılarını da önceki evrakların altına iliştiriyoruz. Bildirilen ihtiyaçlara göre piyasadan araştırmamızı yaparak uygun alımı gerçekleştiriyoruz. Satın alım sonuçlarını ayrıntılı bir şekilde açıklayan rapor hazırlayıp bunu bir yazı ekinde yönetime gönderiyoruz. Bu son yazdığımız evrak işi sona erdiren evrak yani İLK EVRAK oluyor ve aynı konu ile ilgili elimizde biriken evrakların hepsini bu en son yazımızın altına ekliyoruz. Bunu manuel olarak arşiv envanterimize (Örnek dosyada rapor) kayıt ederken satın alım sonucunu bildirdiğimiz en son yazıyı İLK EVRAK sütununa 1. satır olarak kayıt ediyoruz. Yönetimden gelen ilk evrakı İLGİLİ EVRAK sütununa 1. satır olarak kayıt ediyoruz. Kısımlardan ihtiyaçlarını bildirmelerini istediğimiz yazıları da 2., 3. ve devam ederek İLGİLİ EVRAK sütununa kayıt ediyoruz. Burada kayıt yaptığımız İLK EVRAK ilk evrak oluşundan dolayı en başta kayıt ediliyor. Diğer İLGİLİ EVRAK olanların hepsi de eskiden yeniye doğru tarih sırasına göre kayıt edilyor. Örnek arşiv envanter kaydı ekte. (Önemli Not: Evrak yazışmalarında bir giden bir de biz de kalan dosya nüshası hazırlanıyor. Aynı evraktan birden çok kısıma gönderilirken gideceği yer sayısı kadar çoğaltılıyor.)

Konuyu şimdi kavradım aslında son evrağın adı "İLK" miş
Size hazırladığım son örnek aslında bu mantığı destekler. Burada çözülmesi
gereken "İlk" evrak en son geleceğine göre o zamana kadar bekleyen
"ilgili" lerin gruplanması

Tablo alanlarınızdan hehangi biri bu talebi karşılıyor mu ? eğer karşılıyorsa
mesela "GRUPNO" adlı bir alan ayni konuya ait ilgilileri gruplu olarak bekletir
ve ilk evrak sisteme girildiğinde, türü "İLK" olarak seçildiğinde bir pencere
kullanıcıya bekleyen grupları listeler ve hangi grup seçilirse ardında
duran tüm ilgilileri o ilk e otomatik bağlar

Sizce bu bir çözüm olabilir mi ?